Ce que nous collectons, et pourquoi

1Qui nous sommes

Overbill Ltd est une société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 16315639, dont le siège social est 71–75 Shelton Street, Covent Garden, Londres WC2H 9JQ. Pour toute question sur cette page, écrivez à [email protected]. Nous traitons nous-mêmes les demandes relatives à la confidentialité ; il n’y a pas de file de tickets.

Pour le site web et les demandes de renseignements, nous sommes responsables du traitement. Pour les documents que vous nous envoyez en tant que client, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant, agissant sur vos instructions dans le cadre d’un accord écrit.

2Ce site web

Pas de cookies, pas de traceurs publicitaires, pas de stockage de session, et donc pas de bandeau de consentement — il n’y a rien à accepter. Les pages vues sont comptées sans cookies et sans établir de profil vous concernant, par Cloudflare Web Analytics et par un compteur à nous hébergé sur les serveurs de Joogoos en Allemagne, qui ne conserve aucun identifiant.

Cloudflare sert ce site et, comme tout serveur web, enregistre les informations de requête habituelles, dont les adresses IP, à des fins de sécurité et de prévention des abus. Nous ne les utilisons pas pour vous identifier.

3Si vous nous écrivez ou demandez un appel

Nous conservons votre message et ses pièces jointes pour vous répondre, et pour établir votre rapport d’audit si vous en avez demandé un. Notre base légale est notre intérêt légitime à répondre à une personne qui nous a contactés, et les mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un contrat.

Pour demander un appel, vous choisissez un créneau dans notre calendrier de réservation, géré par Cal.com, qui conserve votre nom, votre e-mail, votre société et vos dépenses transport pour organiser l’appel et envoyer l’invitation ; ce calendrier est le leur, affiché dans notre page, et peut déposer ses propres cookies. Si vous envoyez plutôt le formulaire de cette page, votre message nous parvient par e-mail via Resend.

• Nous ne vous ajoutons à aucune liste de diffusion.
• Nous ne transmettons vos coordonnées à personne.
• Demandez-nous de le supprimer et nous le ferons, puis nous vous confirmerons que c’est fait.

4Connexion, et mois gratuit

Pour vous connecter, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail et votre entreprise. Lorsque vous nous demandez un appel, nous conservons ce que vous nous dites, pour l’organiser.

Les factures, grilles tarifaires et exports d’expéditions envoyés pendant votre mois gratuit ou un abonnement sont stockés dans l’UE — la base de données sur notre propre serveur en Allemagne, les fichiers dans Cloudflare R2 sous sa juridiction européenne — et utilisés pour établir votre rapport et pour rapprocher les avoirs du transporteur de vos réclamations, et pour rien d’autre. Ils ne sont jamais montrés ni partagés à un autre client, jamais vendus, et jamais utilisés pour entraîner un modèle. Ce que nous apprenons sur la façon dont un transporteur présente ses fichiers ou nomme ses frais — jamais vos montants, vos noms ni vos expéditions — peut, une fois confirmé par plusieurs clients, nous aider à lire les fichiers d’autres clients.

Nous les supprimons sur demande, à tout moment. Si vous ne vous abonnez pas, votre entreprise, ses documents et ses écarts sont supprimés 90 jours après l’envoi de votre rapport.

5Les données personnelles dans vos fichiers

Nous traitons vos factures transporteur, vos fichiers d’expéditions et vos accords tarifaires pour contrôler votre facturation. Vous êtes le responsable du traitement ; nous agissons sur vos instructions dans le cadre d’un accord de traitement des données, que nous signons avant que vous n’envoyiez quoi que ce soit si vous le demandez.

Les fichiers d’expéditions contiennent généralement des données personnelles — noms des destinataires, adresses de livraison, parfois numéros de téléphone ou adresses e-mail. Nous n’en avons pas besoin et ne les utilisons pas, mais elles arrivent dans votre export, donc :

• Elles ne servent qu’à rapprocher une ligne de facture d’une expédition et à étayer un écart.
• Elles sont conservées pendant votre abonnement et supprimées avec votre entreprise : 90 jours après la fin de votre abonnement, ou plus tôt si vous le demandez.
• Quand votre société est supprimée, ses écarts le sont avec elle. Nous gardons une ligne indiquant quelle société a été supprimée, quand et pourquoi, et rien de ses fichiers.
• Vous pouvez demander une copie de vos données, ou leur suppression, à tout moment, et nous confirmons quand une suppression est faite.

6Où elles sont, et qui d’autre y a accès

La base de données est sur notre propre serveur en Allemagne, et vos documents sont dans Cloudflare R2 sous sa juridiction européenne : tous deux dans l’UE. Nous ne disons pas « hébergé au Royaume-Uni », parce que ce ne serait pas vrai.

Tous ceux qui pourraient avoir accès à vos données, et pourquoi. Nous prévenons les clients avant d’en ajouter un nouveau.

• Hetzner, Falkenstein, Allemagne : le serveur sur lequel fonctionnent le produit et sa base de données.
• Cloudflare, UE / réseau mondial : vos documents (R2, juridiction UE), DNS, ce site web, le tunnel, le routage des e-mails.
• Resend, États-Unis : e-mails de connexion et de notification, et le message du formulaire Demander un appel.
• Cal.com, États-Unis : le calendrier de réservation de Demander un appel, qui reçoit votre nom, votre e-mail, votre société et vos dépenses transport, pour organiser l’appel.
• Joogoos, Allemagne : un compteur de pages vues pour ce site, sans cookies ni identifiant.
• Google, États-Unis : connexion avec Google, si vous la choisissez.
• GitHub, États-Unis : notre outil de suivi. Une demande de lecture d’un nouveau type de fichier y est notée sous forme de nombres et de noms de colonnes, jamais vos montants, vos noms ni le fichier.
• Anthropic, États-Unis : des informations publiques sur une nouvelle entreprise (son nom et son site) lors de la préparation de sa mise en place, si nous l’activons ; et, seulement pour une entreprise qui a activé la lecture de ses fichiers par l’IA, un fichier qu’Overbill ne sait pas lire avec son propre code, pour que son modèle propose comment le lire.

7Traitement par IA

Des modèles sont utilisés pour lire les documents lors de la mise en place, et chaque lecture est confirmée par une personne avant d’être prise en compte. Un modèle ne décide jamais qu’un montant facturé est erroné.

Chaque client choisit si ses documents peuvent être montrés à un fournisseur de modèles externe, avec le réglage de lecture de vos fichiers par l’IA, dans Setup, Company. Il est désactivé pour chaque entreprise jusqu’à ce qu’un propriétaire ou un administrateur de cette entreprise l’active, et vous pouvez le laisser désactivé tout en continuant à utiliser le produit : un fichier qu’Overbill ne sait pas lire avec son propre code est alors conservé, et la question vous est posée. Rien n’est envoyé tant qu’il est désactivé. Lorsqu’il est activé et qu’Overbill rencontre un fichier qu’il ne sait pas lire, ce fichier est montré à Claude, d’Anthropic, qui propose comment le lire, jamais les montants, et une personne confirme avant que quoi que ce soit ne soit utilisé. Vos documents ne servent jamais à entraîner le modèle de qui que ce soit.

8Combien de temps nous conservons les données

• E-mails de demande de renseignements : jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer, ou deux ans, selon ce qui arrive en premier.
• Un mois gratuit qui n’aboutit pas à un abonnement : 90 jours après l’envoi du rapport, ou plus tôt sur demande.
• Tout ce que nous facturons, y compris des frais au titre de l’ancienne offre d’analyse rétrospective : ce qui justifie notre facture, aussi longtemps que la loi nous impose de conserver les documents comptables.
• Factures, données d’expédition, fichiers dont elles viennent, grilles tarifaires et contrats : conservés pendant votre abonnement, puis supprimés avec votre entreprise. Vous pouvez nous demander d’en supprimer plus tôt.
• Un abonnement qui prend fin : votre entreprise est supprimée 90 jours après cette fin, et nous vous écrivons sept jours avant.
• Écarts et traces d’audit : aussi longtemps que les documents dont ils viennent, et supprimés avec votre société.
• Sauvegardes : les sauvegardes nocturnes chiffrées ne sont pas modifiées ; les données supprimées en disparaissent à l’expiration de ces instantanés, dans un délai de six mois.

9Vos droits

Vous pouvez demander ce que nous détenons, en demander une copie, nous demander de le corriger, de le supprimer, de limiter ce que nous en faisons, ou vous y opposer. Écrivez à [email protected] et nous répondrons sous 30 jours, gratuitement.

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données, sur ico.org.uk. Nous préférerions que vous nous en parliez d’abord, mais c’est votre droit dans tous les cas.

10Si quelque chose se passe mal

Si vos données sont touchées par un incident de sécurité, nous vous prévenons sans retard injustifié et dans les 24 heures après en avoir pris connaissance, avec ce que nous savons à ce moment-là plutôt que d’attendre de tout savoir. Lorsque vous êtes le responsable du traitement, le délai de notification à l’ICO est le vôtre, et nous vous donnons ce qu’il faut pour le respecter.

11Modifications

Si nous modifions cette politique de manière significative, nous l’indiquerons sur cette page et en informerons directement les clients. Les versions précédentes sont disponibles sur demande.