ما الذي نجمعه، ولماذا

1من نحن

Overbill Ltd هي شركة مسجّلة في إنجلترا وويلز برقم 16315639، ومقرّها المسجّل في 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ. لأي أمر يتعلق بهذه الصفحة، راسلنا على [email protected]. نتولّى طلبات الخصوصية بأنفسنا؛ فلا توجد قائمة انتظار للتذاكر.

فيما يخص الموقع الإلكتروني والاستفسارات، نحن المسؤول عن البيانات (مراقب البيانات). أما المستندات التي ترسلها إلينا بصفتك عميلاً، فأنت المسؤول عن البيانات ونحن معالج البيانات لديك، ونتصرّف وفق تعليماتك بموجب اتفاقية مكتوبة.

2هذا الموقع الإلكتروني

لا ملفات تعريف ارتباط (cookies)، ولا أدوات تتبّع إعلانية، ولا تخزين للجلسة، وبالتالي لا شريط لطلب الموافقة — فليس هناك ما توافق عليه. تُحصى مشاهدات الصفحات دون ملفات تعريف ارتباط ودون بناء ملف تعريفي عنك، بواسطة Cloudflare Web Analytics وبواسطة عدّاد خاص بنا يعمل على خوادم Joogoos في ألمانيا، ولا يحتفظ بأي مُعرِّف.

تتولّى Cloudflare تقديم هذا الموقع، وكأي خادم ويب، تسجّل معلومات الطلبات المعتادة بما فيها عناوين IP، لأغراض الأمان ومنع إساءة الاستخدام. ولا نستخدمها للتعرّف على هويتك.

3إذا راسلتنا أو حجزت مكالمة

نحتفظ برسالتك وأي مرفقات بها من أجل الرد عليك، ومن أجل إعداد تقرير التدقيق الخاص بك إن كنت قد طلبته. والأساس القانوني لذلك هو مصلحتنا المشروعة في الرد على من تواصل معنا، والخطوات المتخذة بناءً على طلبك قبل إبرام عقد.

لحجز مكالمة، تختار موعداً في تقويم الحجز لدينا، الذي تديره Cal.com، والتي تحتفظ باسمك وبريدك الإلكتروني وشركتك وإنفاقك على شركات الشحن لترتيب المكالمة وإرسال الدعوة؛ والتقويم تابع لها، ويُعرض داخل صفحتنا، وقد يضع ملفات تعريف ارتباط خاصة به. وإذا أرسلت بدلاً من ذلك النموذج الموجود في تلك الصفحة، تصلنا رسالتك بالبريد الإلكتروني عبر Resend.

• لا نضيفك إلى أي قائمة بريدية.
• لا نمرّر بياناتك إلى أي طرف آخر.
• اطلب منا حذفها وسنفعل، وسنؤكد لك حين يتم ذلك.

4تسجيل الدخول، والشهر المجاني

لتسجيل الدخول، نحتفظ باسمك وعنوان بريدك الإلكتروني وشركتك. وحين تطلب منا مكالمة، نحتفظ بما تخبرنا به لترتيبها.

الفواتير وجداول الأسعار المتفق عليها وملفات الشحنات المصدَّرة التي تُرسَل خلال شهرك المجاني أو خلال اشتراك تُخزَّن داخل الاتحاد الأوروبي — قاعدة البيانات على خادمنا الخاص في ألمانيا، والملفات في Cloudflare R2 ضمن ولايتها القضائية في الاتحاد الأوروبي — وتُستخدم لإعداد تقريرك ولمطابقة المبالغ المُعادة من شركة الشحن مع مطالباتك، ولا شيء غير ذلك. لا تُعرض أبداً على أي عميل آخر ولا تُشارَك معه، ولا تُباع أبداً، ولا تُستخدم أبداً لتدريب أي نموذج. أما ما نتعلّمه عن طريقة تنظيم شركة شحن لملفاتها أو تسميتها لرسومها — وليس أبداً مبالغك أو الأسماء الواردة لديك أو شحناتك — فقد يساعدنا، بعد أن يؤكده عدة عملاء، على قراءة ملفات عملاء آخرين.

نحذفها عند الطلب في أي وقت. وإذا لم تشترك، تُحذف شركتك ومستنداتها ونتائج تدقيقها بعد 90 يوماً من إرسال تقريرك.

5البيانات الشخصية داخل ملفاتك

نعالج فواتير شركات الشحن الخاصة بك وسجلات شحناتك واتفاقيات الأسعار للتحقق من فواتيرك. أنت المسؤول عن البيانات؛ ونحن نتصرّف وفق تعليماتك بموجب اتفاقية معالجة بيانات، نوقّعها قبل أن ترسل أي شيء إن طلبت ذلك.

عادةً ما تتضمن سجلات الشحنات بيانات شخصية — أسماء المستلمين، وعناوين التسليم، وأحياناً أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني. لا نحتاج إليها ولا نستخدمها، لكنها تصل ضمن الملف الذي تصدّره، ولذلك:

• لا تُستخدم إلا لمطابقة بند في الفاتورة مع شحنة ولدعم نتيجة تدقيق.
• تُحفظ طوال اشتراكك، وتُحذف مع شركتك: بعد 90 يوماً من انتهاء اشتراكك، أو قبل ذلك إذا طلبت.
• عند حذف شركتك، تُحذف نتائج تدقيقها معها. ونحتفظ بسطر واحد يذكر أي شركة حُذفت، ومتى، ولماذا، ولا شيء من ملفاتها.
• يمكنك أن تطلب نسخة من بياناتك، أو حذفها، في أي وقت، ونؤكد لك حين يكتمل الحذف.

6أين توجد، ومن غيرنا يتعامل معها

قاعدة البيانات على خادمنا الخاص في ألمانيا، ومستنداتك في Cloudflare R2 ضمن ولايتها القضائية في الاتحاد الأوروبي: وكلاهما داخل الاتحاد الأوروبي. لا نقول «مستضاف في المملكة المتحدة»، لأن ذلك لن يكون صحيحاً.

كل من قد يتعامل مع بياناتك، ولماذا. وسنُبلغ العملاء قبل إضافة أي جهة جديدة.

• Hetzner، فالكنشتاين، ألمانيا: الخادم الذي يعمل عليه المنتج وقاعدة بياناته.
• Cloudflare، الاتحاد الأوروبي / شبكة عالمية: مستنداتك (R2، ضمن الولاية القضائية للاتحاد الأوروبي)، ونظام أسماء النطاقات (DNS)، وهذا الموقع، والنفق، وتوجيه البريد الإلكتروني.
• Resend، الولايات المتحدة: رسائل تسجيل الدخول والإشعارات بالبريد الإلكتروني، والرسالة التي يرسلها إلينا نموذج «احجز مكالمة».
• Cal.com، الولايات المتحدة: تقويم الحجز في صفحة «احجز مكالمة»، الذي يأخذ اسمك وبريدك الإلكتروني وشركتك وإنفاقك على شركات الشحن، لترتيب المكالمة.
• Joogoos، ألمانيا: عدّاد لمشاهدات صفحات هذا الموقع، دون ملفات تعريف ارتباط أو أي مُعرِّف.
• Google، الولايات المتحدة: تسجيل الدخول باستخدام Google، إن اخترته.
• GitHub، الولايات المتحدة: أداة متابعة العمل لدينا. يُسجَّل فيها طلب قراءة نوع جديد من الملفات في صورة أعداد وأسماء أعمدة، وليس أبداً مبالغك أو الأسماء الواردة لديك أو الملف نفسه.
• Anthropic، الولايات المتحدة: معلومات عامة عن شركة جديدة (اسمها وموقعها الإلكتروني) عند تحضير إعدادها، إن فعّلنا ذلك؛ وفقط لشركة فعّلت قراءة ملفاتها بالذكاء الاصطناعي، ملفٌ لا يستطيع Overbill قراءته بشيفرته الخاصة، كي يقترح نموذجها طريقة قراءته.

7المعالجة بالذكاء الاصطناعي

تُستخدم النماذج لقراءة المستندات عند الإعداد، ويؤكد شخصٌ كل قراءة قبل أن تُعتمد. ولا يقرّر أي نموذج أبداً أن رسماً ما خاطئ.

يختار كل عميل ما إذا كان يمكن عرض مستنداته على مزوّد نماذج خارجي، من خلال إعداد قراءة ملفاتك بالذكاء الاصطناعي في Setup، Company. وهو معطَّل لكل شركة إلى أن يفعّله مالك الشركة أو أحد مسؤوليها، ويمكنك إبقاؤه معطَّلاً مع الاستمرار في استخدام المنتج: عندها يُحتفظ بالملف الذي لا يستطيع Overbill قراءته بشيفرته الخاصة، ونسألك عنه. ولا يُرسَل أي شيء ما دام معطَّلاً. وعند تفعيله، إذا صادف Overbill ملفاً لا يستطيع قراءته، يُعرض ذلك الملف على Claude من Anthropic، الذي يقترح طريقة قراءته، وليس المبالغ أبداً، ويؤكد شخصٌ ذلك قبل استخدام أي شيء. ولا تُستخدم مستنداتك أبداً لتدريب نموذج أي جهة.

8مدة احتفاظنا بالبيانات

• رسائل الاستفسار بالبريد الإلكتروني: حتى تطلب منا حذفها، أو لمدة سنتين، أيهما أقرب.
• الشهر المجاني الذي لا يؤدي إلى اشتراك: 90 يوماً بعد إرسال التقرير، أو قبل ذلك عند الطلب.
• كل ما نُصدر به فاتورة، بما في ذلك رسوم بموجب الشروط السابقة للمراجعة بأثر رجعي: ما يدعم فاتورتنا، طوال المدة التي يُلزمنا فيها القانون بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية.
• الفواتير وبيانات الشحن والملفات التي جاءت منها وجداول أسعارك وعقودك: تُحفظ طوال اشتراكك، ثم تُحذف مع شركتك. ويمكنك أن تطلب منا حذف أي منها قبل ذلك.
• الاشتراك الذي ينتهي: تُحذف شركتك بعد 90 يوماً من انتهائه، ونراسلك بالبريد الإلكتروني قبل ذلك بسبعة أيام.
• نتائج التدقيق وسجلاته: طوال مدة بقاء المستندات التي جاءت منها، وتُحذف مع شركتك.
• النسخ الاحتياطية: لا تُعدَّل النسخ الاحتياطية الليلية المشفّرة؛ وتخرج منها البيانات المحذوفة مع انتهاء صلاحية تلك اللقطات، في غضون ستة أشهر.

9حقوقك

يمكنك أن تسأل عمّا نحتفظ به، وأن تطلب نسخة منه، وأن تطلب منا تصحيحه، أو حذفه، أو تقييد ما نفعله به، أو أن تعترض عليه. راسلنا على [email protected] وسنرد خلال 30 يوماً، دون مقابل.

إذا لم تكن راضياً، يمكنك تقديم شكوى إلى مكتب مفوّض المعلومات (Information Commissioner's Office – ICO)، الجهة البريطانية المعنية بحماية البيانات، عبر ico.org.uk. ونفضّل أن تخبرنا أولاً، لكنه حقك في كلتا الحالتين.

10إذا حدث خطأ ما

إذا تأثرت بياناتك بحادث أمني، نُبلغك دون تأخير غير مبرَّر وخلال 24 ساعة من علمنا به، بما نعرفه في حينه بدلاً من الانتظار حتى نعرف كل شيء. وحين تكون أنت المسؤول عن البيانات، فإن المهلة المحددة لإبلاغ ICO هي مهلتك أنت، ونقدّم لك ما تحتاج إليه للوفاء بها.

11التغييرات

إذا غيّرنا هذه السياسة تغييراً جوهرياً، فسنذكر ذلك في هذه الصفحة ونُبلغ العملاء مباشرةً. والنسخ السابقة متاحة عند الطلب.