Qué recogemos, y por qué

1Quiénes somos

Overbill Ltd es una sociedad registrada en Inglaterra y Gales con el número 16315639, con domicilio social en 71–75 Shelton Street, Covent Garden, Londres WC2H 9JQ. Para cualquier cuestión de esta página, escriba a [email protected]. Atendemos nosotros mismos las solicitudes de privacidad; no hay cola de tickets.

Para el sitio web y las consultas, somos el responsable del tratamiento. Para los documentos que nos envía como cliente, usted es el responsable y nosotros su encargado del tratamiento, actuando según sus instrucciones en virtud de un acuerdo por escrito.

2Este sitio web

Sin cookies, sin rastreadores publicitarios, sin almacenamiento de sesión y, por tanto, sin aviso de consentimiento — no hay nada que consentir. Las páginas vistas se cuentan sin cookies y sin crear un perfil suyo, con Cloudflare Web Analytics y con un contador propio alojado en los servidores de Joogoos en Alemania, que no guarda ningún identificador.

Cloudflare sirve este sitio y, como cualquier servidor web, registra la información habitual de las solicitudes, incluidas las direcciones IP, por seguridad y para prevenir abusos. No la usamos para identificarle.

3Si nos escribe o pide una llamada

Guardamos su mensaje y los adjuntos para responderle, y para elaborar su informe de auditoría si lo ha pedido. Nuestra base jurídica es nuestro interés legítimo en responder a quien nos ha contactado, y las medidas tomadas a petición suya antes de celebrar un contrato.

Para pedir una llamada elige una hora en nuestro calendario de reservas, gestionado por Cal.com, que guarda su nombre, su correo, su empresa y su gasto en transporte para organizar la llamada y enviar la invitación; el calendario es suyo, se muestra dentro de nuestra página y puede instalar sus propias cookies. Si envía en su lugar el formulario de esa página, su mensaje nos llega por correo a través de Resend.

• No le añadimos a ninguna lista de correo.
• No facilitamos sus datos a nadie más.
• Pídanos que lo borremos y lo haremos, y le confirmaremos cuando esté hecho.

4Inicio de sesión, y el mes gratuito

Para iniciar sesión guardamos su nombre, su correo y su empresa. Cuando nos pide una llamada, guardamos lo que nos cuenta, para organizarla.

Las facturas, tarifas pactadas y exportaciones de envíos que se envían durante su mes gratuito o una suscripción se almacenan en la UE — la base de datos en nuestro propio servidor en Alemania, los ficheros en Cloudflare R2 bajo su jurisdicción europea — y se usan para elaborar su informe y para casar los abonos del transportista con sus reclamaciones, y para nada más. Nunca se muestran ni se comparten con otro cliente, nunca se venden y nunca se usan para entrenar ningún modelo. Lo que aprendemos sobre cómo un transportista organiza sus ficheros o nombra sus cargos — nunca sus importes, nombres ni envíos — puede, una vez confirmado por varios clientes, ayudarnos a leer los ficheros de otros clientes.

Los borramos cuando lo pida, en cualquier momento. Si no se suscribe, su empresa, sus documentos y sus incidencias se borran 90 días después de enviar su informe.

5Datos personales dentro de sus ficheros

Tratamos sus facturas de transportista, ficheros de envíos y acuerdos de tarifas para comprobar su facturación. Usted es el responsable; nosotros actuamos según sus instrucciones en virtud de un acuerdo de encargo del tratamiento, que firmamos antes de que nos envíe nada si lo pide.

Los ficheros de envíos suelen contener datos personales — nombres de destinatarios, direcciones de entrega y, a veces, teléfonos o direcciones de correo. No los necesitamos ni los usamos, pero llegan dentro de su exportación, así que:

• Solo se usan para casar una línea de factura con un envío y para respaldar una incidencia.
• Se conservan mientras esté suscrito y se borran con su empresa: 90 días después de que termine su suscripción, o antes si lo pide.
• Cuando se borra su empresa, sus incidencias se borran con ella. Guardamos una línea que dice qué empresa se borró, cuándo y por qué, y nada de sus ficheros.
• Puede pedir una copia de sus datos, o su borrado, en cualquier momento, y le confirmamos cuando se ha hecho un borrado.

6Dónde están, y quién más accede a ellos

La base de datos está en nuestro propio servidor en Alemania, y sus documentos en Cloudflare R2 bajo su jurisdicción europea: ambos dentro de la UE. No decimos «alojado en el Reino Unido», porque no sería cierto.

Todos los que podrían acceder a sus datos, y por qué. Avisaremos a los clientes antes de añadir uno nuevo.

• Hetzner, Falkenstein, Alemania: el servidor en el que funcionan el producto y su base de datos.
• Cloudflare, UE / red global: sus documentos (R2, jurisdicción UE), DNS, este sitio web, el túnel, el enrutamiento del correo.
• Resend, Estados Unidos: correos de inicio de sesión y de aviso, y el mensaje del formulario Pedir una llamada.
• Cal.com, Estados Unidos: el calendario de reservas de Pedir una llamada, que recibe su nombre, correo, empresa y gasto en transporte, para organizar la llamada.
• Joogoos, Alemania: un contador de páginas vistas para este sitio, sin cookies ni identificador.
• Google, Estados Unidos: inicio de sesión con Google, si lo elige.
• GitHub, Estados Unidos: nuestro gestor de trabajo. Una petición para leer un tipo de fichero nuevo se anota allí como recuentos y nombres de columnas, nunca sus importes, nombres ni el fichero.
• Anthropic, Estados Unidos: datos públicos de una empresa nueva (su nombre y su web) al preparar su puesta en marcha, si lo activamos; y, solo para una empresa que ha activado la lectura de sus ficheros por IA, un fichero que Overbill no sabe leer con su propio código, para que su modelo proponga cómo leerlo.

7Tratamiento con IA

Se usan modelos para leer documentos durante la configuración, y una persona confirma cada lectura antes de que cuente. Un modelo nunca decide que un cargo es incorrecto.

Cada cliente decide si sus documentos se pueden mostrar a un proveedor externo de modelos, con el ajuste de lectura de sus ficheros por IA, en Setup, Company. Está desactivado para cada empresa hasta que un propietario o un administrador de esa empresa lo active, y puede dejarlo desactivado y seguir usando el producto: un fichero que Overbill no sabe leer con su propio código se guarda entonces, y se le pregunta por él. No se envía nada mientras está desactivado. Cuando está activado y Overbill encuentra un fichero que no sabe leer, ese fichero se muestra a Claude, de Anthropic, que propone cómo leerlo, nunca los importes, y una persona lo confirma antes de que se use nada. Sus documentos nunca se usan para entrenar el modelo de nadie.

8Cuánto tiempo conservamos los datos

• Correos de consulta: hasta que nos pida borrarlos, o dos años, lo que ocurra antes.
• Un mes gratuito que no lleva a una suscripción: 90 días después de enviar el informe, o antes si lo pide.
• Todo lo que facturemos, incluida una cuota de la anterior oferta de revisión retrospectiva: lo que respalda nuestra factura, durante el tiempo que la ley nos obligue a conservar los registros contables.
• Facturas, datos de envío, los ficheros de los que salen, sus tarifas y sus contratos: se conservan mientras esté suscrito y después se borran con su empresa. Puede pedirnos que borremos cualquiera de ellos antes.
• Una suscripción que termina: su empresa se borra 90 días después de que termine, y le escribimos siete días antes.
• Incidencias y registros de auditoría: mientras existan los documentos de los que salen, y se borran con su empresa.
• Copias de seguridad: las copias nocturnas cifradas no se modifican; los datos borrados desaparecen de ellas cuando caducan esas instantáneas, en un plazo de seis meses.

9Sus derechos

Puede preguntar qué datos tenemos, pedir una copia, pedirnos que los corrijamos, que los borremos, que limitemos lo que hacemos con ellos, u oponerse a su tratamiento. Escriba a [email protected] y le responderemos en un plazo de 30 días, de forma gratuita.

Si no queda satisfecho, puede presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ICO), la autoridad británica de protección de datos, en ico.org.uk. Preferiríamos que nos lo dijera antes a nosotros, pero es su derecho en cualquier caso.

10Si algo sale mal

Si sus datos se ven afectados por un incidente de seguridad, se lo comunicamos sin dilación indebida y en un plazo de 24 horas desde que tengamos conocimiento, con lo que sepamos en ese momento en lugar de esperar a saberlo todo. Cuando usted es el responsable, el plazo para notificarlo a la ICO es suyo, y le damos lo que necesita para cumplirlo.

11Cambios

Si cambiamos esta política de forma relevante, lo indicaremos en esta página y avisaremos directamente a los clientes. Las versiones anteriores están disponibles bajo solicitud.